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Bedarfserhebung

Bedarfsbündelung

Rahmenvereinbarungen bündeln Bedarfe; aufwändige Einzelverfahren entfallen, dies bedeutet eine erhebliche Entlastung für die Behörden und Einrichtungen: Sie müssen nicht mehr bei jedem internen Bestellwunsch eine Vergabestelle einschalten bzw. selbst ein Vergabeverfahren durchführen. Rahmenvereinbarungen senken also die Kosten in der Verwaltung. Die Bedarfsbündelung basiert auf den Ergebnissen von Bedarfserhebungen. Für den Bedarf an Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) basiert die Bündelung auch auf den Auswertungen der exante Meldungen, die von den Bedarfsträgern an die Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) gemeldet werden.

Bündelungsfähige Standardprodukte

Nicht jedes Produkt ist für den gebündelten Einkauf geeignet. Der Abschluss von Rahmenvereinbarungen zielt darauf, das Massengeschäft abzudecken, daher können nicht alle Partikularinteressen der verschiedenen Bedarfsträger berücksichtigt werden.

Kriterien für die Bündelungsfähigkeit sind:

  • Der Bedarf liegt ressortübergreifend vor
  • Der Bedarf besteht dauerhaft  
  • Der Bedarf erlaubt einen Vorlauf zur Bedarfsdeckung von mindestens einem Jahr
  • Eine mengenmäßige Bedarfsschätzung ist möglich

Bedarfserhebung

Vor einer Ausschreibung wird der benötigte Bedarf bundesweit ermittelt und dient als Grundlage der späteren Ausschreibung. Alle Behörden und Einrichtungen des Bundes können ihren Bedarf melden und dieser wird  in der Ausschreibung berücksichtigt. So profitieren auch die Unternehmen von diesem Verfahren, da sie größere Aufträge erhalten und planungssicherer kalkulieren können.
Bedarfserhebungen für KdB-Rahmenvereinbarungen, die vom Beschaffungsamt des BMI (BeschA) geschlossen werden, werden zentral im Bedarfserhebungstool (BET) veröffentlicht. Bedarfsträger melden ihre Bedarfe zentral über das BET. Bedarfserhebungen für KdB-Rahmenvereinbarungen, die von den anderen Zentralen Beschaffungsstellen geschlossen werden, werden bis zur flächendeckenden Einführung des BET in der gesamten Bundesverwaltung weiter über das KdB veröffentlicht. Bedarfsträger melden ihre Bedarfe über das KdB.

Weitere Informationen zum BET unter

https://e-beschaffung.bund.de/DE/BET/bet_node.html

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